Control a empleados 2025

Control a empleados 2025: medidas de supervisión aceptadas y prácticas sancionables

La supervisión laboral adquiere un nuevo enfoque con la Ley 2466 de 2025 de reforma laboral, que redefine los límites entre el control legítimo del empleador y el respeto por los derechos fundamentales del trabajador.

Documentos que regulan conductas ilegales o prohibidas en el ámbito laboral

Pregunta: ¿en qué documentos legales se pueden regular conductas ilegales o prohibidas en materia laboral?

En las relaciones laborales existen conductas que pueden considerarse ilegales o prohibidas. Estas se encuentran reguladas en diversos documentos, como el reglamento interno de trabajo, el contrato laboral, los manuales de conducta y el Código Sustantivo del Trabajo, entre otros instrumentos normativos.

Detalles clave

Las conductas prohibidas en el trabajo pueden regularse en el reglamento interno de trabajo, documento dinámico que debe actualizarse conforme a conceptos, sentencias y circulares del Ministerio del Trabajo. La Ley 26246 de 2025 exige revisar su contenido a la luz de la reforma laboral, especialmente en lo relacionado con la regulación de faltas y sanciones.
El contrato de trabajo también puede establecer funciones, deberes y prohibiciones tanto para el trabajador como para el empleador. Estas disposiciones deben respetar lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo y reflejar acuerdos fundamentales para la relación laboral.
En los artículos 59 y 60 del Código Sustantivo del Trabajo se regulan expresamente las prohibiciones tanto para empleadores como para trabajadores. El artículo 62 del CST, que no fue modificado por la reforma, establece las causales para terminación por justa causa, incluyendo faltas de carácter moral o violatorias de derechos fundamentales.
Los manuales de conducta y de ética pueden contener directrices que ayudan a determinar si una conducta laboral es reprochable o ilegal, especialmente aquellas relacionadas con la dignidad humana, intimidad, sexualidad o comunicación entre trabajadores, enmarcadas en los artículos 60 y 62 del CST.
La ley penal, como “última ratio”, aplica cuando una conducta laboral configura delito. Solo un juez puede declarar su existencia. Si una falta reviste gravedad, puede investigarse penalmente sin dejar de cumplir el procedimiento de descargos que exige la ley, garantizando defensa, contradicción y debido proceso en siete etapas.

Obligaciones del empleador frente al uso de cámaras y grabaciones en el trabajo

Pregunta: ¿se debe avisar a los trabajadores sobre las cámaras de videovigilancia y que las mismas tienen audio?

Las empresas pueden usar sistemas de videovigilancia siempre que estos se ajusten a las normas sobre protección de datos y derechos laborales. La grabación de audio, en particular, requiere una comunicación clara a los trabajadores y un uso restringido a fines legítimos y previamente autorizados.

Puntos de interés

Aunque el Código Sustantivo del Trabajo no regula directamente las cámaras de videovigilancia, la Corte Constitucional y el Ministerio del Trabajo (Concepto 02EE2022410600000077417) han reconocido su uso en empresas, siempre que no vulneren la intimidad ni la dignidad humana.
La Ley 1581 de 2012 exige informar a los trabajadores sobre la instalación de cámaras, especialmente si graban audio. Esta ley protege los datos personales y requiere autorización previa para su tratamiento, incluyendo imagen y voz.
Las cámaras pueden ubicarse en oficinas, corredores o zonas comunes para fines como control de seguridad o verificación del cumplimiento laboral. No deben instalarse en baños, vestidores o lugares íntimos, en cumplimiento del derecho a la intimidad.
Si se pretende utilizar las grabaciones como medio de control laboral, su uso debe estar claramente informado en el contrato de trabajo y en el reglamento interno, con evidencia del consentimiento del trabajador y sin afectar su libre expresión ni asociación.
En contextos como call centers o áreas donde se requiere grabación de voz es indispensable que los trabajadores estén informados previamente. El uso de estas grabaciones en procesos disciplinarios será válido si hubo aviso expreso y no se vulneraron derechos fundamentales.

Aplicación de pruebas de alcoholemia y drogas en el trabajo

Pregunta: ¿el empleador puede hacer pruebas de alcoholemia y drogas a sus trabajadores?

Las pruebas de alcoholemia y drogas forman parte de las herramientas preventivas que puede usar el empleador para garantizar la seguridad y el cumplimiento laboral. Su aplicación está sujeta al tipo de actividad desempeñada y debe enmarcarse en criterios de razonabilidad y respeto por los derechos del trabajador.

Aspectos esenciales

El empleador sí puede realizar pruebas de alcoholemia y drogas a sus trabajadores, incluso de manera aleatoria y sin previo aviso, siempre que estén asociadas a la prevención de accidentes y al tipo de actividad desarrollada, conforme a los principios de protección del entorno laboral.
Estas pruebas deben aplicarse en el marco del debido proceso y el derecho de contradicción, tal como lo establece la Sentencia C-636 de 2016 de la Corte Constitucional, que además advierte que no deben usarse como mecanismos de presión o acoso.
No todo resultado positivo en pruebas de alcoholemia o consumo de psicoactivos implica sanción. Según la Corte, si el estado del trabajador no afecta su desempeño, no procede automáticamente una sanción o despido. El análisis debe ser razonado y según la naturaleza del cargo.
Cuando el consumo genera riesgos para la empresa o terceros, especialmente en cargos de alto riesgo como trabajo en alturas, manejo de maquinaria o funciones decisorias críticas, el empleador puede iniciar procedimientos disciplinarios e incluso terminar el contrato por justa causa.
El enfoque institucional debe considerar que el consumo puede ser tratado como un problema de salud. La Corte promueve una mirada restaurativa y no excluyente, recomendando acompañamiento médico desde el sistema de seguridad social y evaluación caso a caso antes de sancionar.

Procedimiento y legalidad en la aplicación de pruebas de drogas a trabajadores

Pregunta: ¿es necesario avisar previamente a los trabajadores sobre la realización de las pruebas de drogas?

Las pruebas de drogas en el ámbito laboral deben enmarcarse dentro del respeto a los derechos del trabajador y los protocolos internos de la empresa. Aunque no existe un tiempo de aviso legalmente definido, es recomendable incluir la autorización y el procedimiento en el reglamento o contrato laboral.

Elementos esenciales

No existe norma que exija aviso previo para aplicar pruebas de drogas, pero el procedimiento puede estar reglamentado en el reglamento interno de trabajo –RIT– o en manuales asociados, y es recomendable que el trabajador conozca esta posibilidad al momento de su ingreso mediante autorización expresa.
La prueba debe respetar el derecho al debido proceso, la intimidad y la libre expresión del trabajador, siempre que se vincule con actividades laborales que representen riesgos para la vida o integridad del propio trabajador o de terceros.
Según la Sentencia C-636 de 2016 de la Corte Constitucional, estos controles deben centrarse en la prevención de riesgos laborales, no como mecanismos de presión o señalamiento, sino como estrategias para evitar accidentes derivados de la alteración de las facultades del trabajador.
La negativa a realizar la prueba durante un proceso de selección no es ilegal, pero el empleador puede abstenerse de contratar si la labor implica riesgos considerables. La prueba de drogas es legal, a diferencia de la prueba de embarazo, que está restringida por normas de protección laboral.
La aplicación de la prueba puede ser aleatoria y debe estar justificada por la necesidad de prevenir incidentes, incluso en entornos como oficinas, donde existen riesgos menores pero reales. El RIT puede establecer fases y consecuencias claras en caso de un resultado positivo.

Restricción del uso de baños por el empleador: límites y obligaciones del empleador

Pregunta: ¿el empleador puede restringir el acceso a baños de la empresa?

El acceso a los servicios sanitarios dentro del lugar de trabajo forma parte del derecho a los trabajadores al saneamiento básico y a la dignidad humana. Si bien las empresas pueden establecer reglas de organización para su uso, no pueden restringirlo totalmente ni condicionar el acceso de los trabajadores.

Puntos de enfoque

La restricción absoluta al uso de baños en una empresa atenta contra derechos fundamentales como el acceso al saneamiento básico y la dignidad humana, protegidos en tratados internacionales de derechos humanos y reconocidos en el ordenamiento jurídico colombiano.
Aunque no existe una norma específica en el Código Sustantivo del Trabajo que prohíba esta práctica, limitar totalmente el ingreso a baños puede configurarse como una vulneración grave de derechos laborales básicos.
Es válido que las empresas asignen zonas específicas de baño según áreas de trabajo (como producción o administración), siempre que esto no implique una negación total del acceso a estos espacios.
Tales asignaciones deben responder a criterios de orden interno, sin desconocer que el derecho al acceso digno al saneamiento básico prevalece sobre cualquier disposición interna que intente anularlo.
Las empresas deben garantizar que los baños asignados estén en condiciones de funcionalidad e higiene. En caso de daño, deben ofrecer alternativas adecuadas que aseguren el acceso sin vulnerar los derechos del trabajador.

Descuentos de nómina por daños en bienes de la empresa

Pregunta: ¿se pueden hacer descuentos de nómina por daños causados a la maquinaria o equipo de la empresa?

Cuando un empleado ocasiona daños a bienes de la empresa, el empleador puede recuperar los costos bajo ciertas condiciones. La ley exige autorización escrita y prohíbe afectar prestaciones sociales, garantizando un equilibrio entre la protección patrimonial del empleador y los derechos del trabajador.

Áreas de interés

El Código Sustantivo del Trabajo permite realizar descuentos al salario del trabajador por daños a maquinaria, herramientas o enseres, siempre que haya autorización expresa. La Corte Constitucional y la Corte Suprema han reiterado que no puede usarse una autorización general como aval para aplicar descuentos indiscriminados.
La autorización para el descuento debe hacerse por escrito y de forma concreta frente al hecho. Es importante evitar prácticas que puedan interpretarse como abuso, como aplicar cláusulas de descuento abiertas o indefinidas.
Se recomienda aplicar estos descuentos sobre salario o vacaciones. Si se llegara a afectar prestaciones sociales, solo se considerarían, de forma excepcional, la prima de servicios y los intereses a las cesantías, sin tocar las cesantías propiamente dichas.
Las cesantías no deben ser descontadas ni transadas, aun cuando haya autorización, dado su carácter de auxilio exclusivo para el trabajador cesante. Su propósito es cubrir situaciones de desempleo, por lo que no deben ser comprometidas.
Las prestaciones sociales son derechos irrenunciables y no deben ser objeto de descuentos. Para evitar riesgos legales, es preferible acordar descuentos sobre rubros que no estén protegidos por su finalidad asistencial, como el salario base o las vacaciones.

Requisas laborales: revisión de pertenencias de los trabajadores

Pregunta: ¿es posible hacer requisas a los trabajadores antes de su salida?

Las requisas en el lugar de trabajo, ya sea a personas o lockers, están sujetas a criterios legales y éticos. Su propósito debe centrarse en la protección de los bienes empresariales y no en la invasión de la privacidad, conforme a las orientaciones del Ministerio del Trabajo y la Corte Constitucional.

Tópicos relevantes

Es posible realizar requisas a los trabajadores antes de su salida del lugar de trabajo, especialmente en contextos donde empresas de seguridad privada solicitan al trabajador mostrar sus pertenencias. Esta práctica, aunque común, genera dudas jurídicas por su impacto en los derechos fundamentales.
No existe norma específica que regule o prohíba las requisas laborales; sin embargo, conceptos del Ministerio del Trabajo y fallos de la Corte Constitucional han abordado su legalidad bajo criterios de dignidad, intimidad y debido proceso.
El Concepto 16985 de 2025 del Ministerio del Trabajo establece que las requisas son viables siempre que se respeten los derechos fundamentales, se realicen con finalidad preventiva y no constituyan prácticas arbitrarias o invasivas.
Estas requisas deben estar dirigidas a prevenir la sustracción de elementos, equipos o materia prima de la empresa, y no a vulnerar la privacidad del trabajador. Su función es de seguridad y debe responder a principios de proporcionalidad y razonabilidad.
En casos donde se requiera una intervención más invasiva, como revisar los lockers personales o investigar una posible conducta delictiva, debe intervenir la Policía Nacional, como autoridad competente para realizar inspecciones con fines probatorios.

Rifas, colectas y apuestas laborales: restricciones según el artículo 60 del CST

Pregunta: ¿es posible hacer rifas, colectas pollas futboleras en el trabajo?

Las rifas, colectas y juegos de azar en espacios laborales están prohibidos por la legislación colombiana. Más allá de su aparente carácter recreativo, estas actividades pueden originar disputas, malentendidos financieros o incumplimientos disciplinarios dentro del entorno organizacional.

Detalles clave

Las rifas, colectas y actividades similares están expresamente prohibidas por el artículo 60 del Código Sustantivo del Trabajo, por constituir una de las prohibiciones legales a los trabajadores dentro del entorno laboral.
Aunque parezcan inofensivas, estas dinámicas pueden generar controversias si, por ejemplo, no se cumplen acuerdos informales sobre el manejo del dinero, afectando el clima organizacional y generando conflictos internos.
La participación de jefes no legitima estas prácticas; incluso su intervención puede dar una falsa percepción de validez, pero ello no elimina la restricción legal ni las posibles consecuencias negativas.
Se recomienda realizar estas actividades fuera del entorno laboral y del horario de trabajo, incluso si participan los mismos compañeros, para evitar conflictos disciplinarios o legales. Un caso ilustrativo mostró cómo una colecta malintencionada, bajo una falsa causa médica, generó afectaciones financieras y rupturas laborales, confirmando por qué estas prácticas están prohibidas en espacios laborales.

Condiciones para la revisión de celulares y correos corporativos

Pregunta: ¿es posible revisar los celulares corporativos, WhatsApp y correos electrónicos de los trabajadores?

La gestión de la información corporativa implica responsabilidades tanto para la empresa como para sus empleados. Conocer las reglas que determinan la revisión de celulares, correos y otras herramientas de trabajo es fundamental para evitar conflictos y asegurar un uso adecuado de los recursos empresariales.

Detalles clave

Es posible revisar los celulares, computadores, correos electrónicos, redes sociales y aplicaciones corporativas que hayan sido entregados al trabajador, siempre que se respete la dignidad e intimidad del empleado y se trate de herramientas asignadas exclusivamente para fines laborales.
La empresa debe dejar constancia en el contrato de trabajo, el reglamento interno y al momento de la entrega que dichos dispositivos son de uso exclusivo corporativo. Esto delimita el uso personal y permite ejercer control legítimo sobre su contenido.
El empleador no puede utilizar la información hallada en estas revisiones para vulnerar derechos fundamentales. Si se encuentran indicios de conductas ilícitas, corresponde remitir el caso a las autoridades competentes como la Fiscalía o Policía, y no actuar por cuenta propia.
La recomendación es que el trabajador no use equipos corporativos para actividades personales. Debe mantener separadas sus herramientas personales y las corporativas, y evitar situaciones que comprometan su privacidad, como abrir su WhatsApp personal en un computador de la empresa.
Aunque no hay norma puntual citada, se desprende la aplicación de principios constitucionales como el respeto al derecho a la intimidad (artículo 15 de la Constitución Política) y la necesidad de actuar con proporcionalidad y razonabilidad frente al control empresarial sobre herramientas de trabajo.

Fuente: Actualicese.com

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