Retenciones en la fuente y su reporte en el formato 1003

Los contribuyentes obligados a presentar información exógena deberán presentar el formato 1003, en el cual se informan las retenciones a título de renta, IVA y timbre que les practicaron durante la correspondiente vigencia fiscal.

Formato 1003 de retenciones practicadas

El formato 1003 es uno de los 69 formatos solicitados por la Dian en el título 3 de la Resolución 000227 de 2025 para la entrega de la información exógena tributaria del año gravable 2025.

En este formato se solicita la información del literal “c” del artículo 631 del ET, es decir, la información sobre la totalidad de las retenciones a título de renta, IVA y timbre que le practicaron durante el año gravable 2025 a la entidad o persona natural informante.

En el inciso primero del artículo 1.3.5.3.1 de la Resolución 000227 de 2025 se puede leer:

Artículo 1.3.5.3.1. Información de retenciones en la fuente que le practicaron.  Las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas y demás entidades públicas y privadas enunciadas en los numerales 4, 5 y 7, del artículo 1.3.1.1 de la presente resolución, de acuerdo con lo establecido en el literal “c” del artículo 631 del Estatuto Tributario, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado retención en la fuente en el año gravable, con indicación del concepto, valor de la base de retención acumulada del pago o abono en cuenta sujeto a retención en la fuente de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retención, y el valor de la retención que le practicaron, conforme con los parámetros establecidos en las especificaciones técnicas del formato 1003 versión 7, según el concepto que corresponda, de la siguiente manera (…).

Se deben reportar todas las retenciones en el formato 1003

La norma exige elaborar el reporte del formato 1003 con los valores de las retenciones practicadas al reportante y no distingue entre retenciones utilizadas o no, incluso cuando normas vigentes especiales permiten aplazar hasta el año gravable 2026 la utilización de las retenciones a título de renta o de IVA practicadas durante el año gravable 2025.

Casos especiales retenciones a título de renta

Respecto de las retenciones a título de renta, es posible que la persona natural o jurídica a la que le practicaron retenciones durante el año gravable 2025 enfrentara alguna de las siguientes situaciones:

1. No se obtuvo oportunamente los certificados de retención a título de renta y se prefirió no incluir las retenciones en la declaración de renta del año gravable 2025.
   
   Al respecto, debe recordarse que el parágrafo 1 del artículo 381 del ET permite incluir las retenciones dentro de la declaración con solo tener la prueba alterna; es decir, el recibo de caja, nota contable del registro de transferencias bancarias o la factura de venta donde se pueda probar que el cliente realizó la retención respectiva.
2. En el caso de las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad (por ejemplo un agricultor) que realizaron la venta de sus bienes durante el 2025 a un cliente que lleva contabilidad de causación, pero el cliente solo pagó a comienzos del año 2026.
   
   De acuerdo con lo indicado en el artículo 27 del ET, el artículo 1.6.1.21.25 del DUT 1625 de 2016 y los conceptos Dian 093628 de septiembre de 2000 y 034535 de abril 7 de 2008, este tipo de personas naturales solo declaran el ingreso dentro de su declaración del año gravable 2026 y en ese mismo año se utilizará la retención practicada y certificada como una retención perteneciente al “año gravable 2025”.

En cualquiera de estos dos casos, las personas naturales o jurídicas deberán informar la totalidad de retenciones en el formato 1003 del año gravable 2025 aunque no se tomen en 2025 o sean utilizadas en 2026.

Recuérdese que la información del formato 1003 y otros similares que son solicitados en virtud de lo establecido en el artículo 631 del ET tienen el propósito de ayudar a la Dian a hacer el “cruce de información” con los terceros.

Es decir, la información del formato 1003 servirá, en este caso, para realizar el “cruce” con la información que los clientes reportarán como “compras del año y retenciones practicadas en el año” en su respectivo formato 1001.

Además, en el segundo caso planteado, la persona natural que trasladó al año gravable 2026 la utilización de las retenciones correspondientes al año gravable 2025 deberá abstenerse de volver a reportar la misma retención en la información exógena del año gravable 2026.

Casos especiales retenciones a título de IVA

En el caso de las retenciones a título de IVA, es importante recordar que en el artículo 484-1 del ET se establece:

Articulo 484-1. Tratamiento del impuesto sobre las ventas retenido. <Artículo adicionado por el artículo 21 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Los responsables del impuesto sobre las ventas sujetos a la retención del impuesto de conformidad con el artículo 437-1 del Estatuto Tributario, podrán llevar el monto del impuesto que les hubiere sido retenido, como menor valor del saldo a pagar o mayor valor del saldo a favor, en la declaración del período durante el cual se efectuó la retención, o en la correspondiente a cualquiera de los dos períodos fiscales inmediatamente siguientes.

Por tanto, es posible que una persona natural o jurídica que decida aplazar para los primeros bimestres del año gravable 2026 la utilización de algunas retenciones que le practicaron durante el año gravable 2025.

Sin embargo, estas retenciones se deben incluir dentro del formato 1003 del año gravable 2025 y al mismo tiempo se deberá tener cuidado de no volverlas a reportar en el informe del año gravable 2026.

Fuente: Actualicese.com