Formato 1001 de exógena AG 2025 y certificados de retención: ¿todos los pagos se reportan?

El formato 1001 AG 2025 debe reportar todos los pagos o causaciones realizados a cada tercero, aun si no generaron retención. Los certificados de retención también deben reflejar la totalidad de los pagos sujetos a análisis, conforme al artículo 381 del ET y a la doctrina de la Dian.

Por estas fechas, los obligados a entregar la información exógena tributaria del año gravable 2025 (la cual fue modificada por la Dian con su Resolución 000162 de octubre de 2023, norma que a la fecha se encuentra contenida en la Resolución 000227 y ha sufrido modificaciones con la Resolución 000233 de 2025), siempre se preocupan de elaborar de la mejor forma posible el formato 1001.

Este contendrá el detalle de los pagos o causaciones totales del año 2025 efectuados a cada tercero (por conceptos diferentes a rentas de trabajo), junto con los valores de las respectivas retenciones a título de renta y de IVA que se hubiesen practicado o asumido sobre dichos pagos o causaciones.

Al respecto, es claro que en el formato 1001 deben incluirse todos los pagos o causaciones realizadas durante el año a un mismo tercero, sin importar que no todos hayan alcanzado las cuantías mínimas para practicarle retenciones en la fuente a título de renta o de IVA.

Por tanto, de esa misma forma se deberá expedir el certificado de retención en la fuente a los terceros (ver el artículo 381 del ET). Sin embargo, lo que normalmente termina sucediendo es que el software encargado de expedir los certificados de retención en la fuente solo incluye la información de las compras que sí arrojaron la cuantía mínima y que dieron lugar a practicar retenciones en la fuente, dejando de incluir las demás compras realizadas al mismo tercero.

Posición de la Dian sobre los certificados de retención en la fuente y el formato 1001 

El certificado de retención debe contener en realidad la misma información que contendrá el formato 1001; es decir, la totalidad de los pagos o abonos realizados al tercero, sin importar que no todas las compras hayan originado valores por retención en la fuente.

Todo lo anterior incluso fue confirmado por la Dian en su Concepto 53947 de agosto 2012 (el cuál se mantiene vigente), donde se cita textualmente:

En ese entendido, cuando el literal “e” del artículo 381 del Estatuto Tributario establece que el certificado debe contener el monto total y el concepto del pago sujeto de retención, no hace distinción sobre las bases de aquellos ingresos sobre los cuales se aplicó la retención como de los que no. Lo anterior es concordante con el parágrafo 1, de este mismo artículo, que permite sustituir el certificado por el original, copia o fotocopia de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando aparezcan identificados los conceptos antes señalados. Por consiguiente, el certificado que expide el agente de retención debe contener la totalidad de los pagos y conceptos que sean objeto de retención así como la cuantía de la retención efectuada.

(El subrayado es nuestro).

Como puede verse, en los certificados de retención se deben incluir todos los pagos o abonos en cuenta efectuados al tercero que hayan estado “sujetos a retención”, es decir, que fueron sometidos a los cálculos y procesos propios de la determinación de las retenciones en la fuente, pero sin importar si dichos cálculos finalmente arrojaban que la retención a practicar era de $0 o un valor superior.

Para reforzar lo anterior, solo basta con examinar lo que sucede con el certificado de retenciones sobre pagos laborales (formulario 220), cuya información luego se reporta dentro del formato 2276.

En dicho formulario siempre se certifica la totalidad de los pagos realizados al trabajador, sin importar que solo una parte de los mismos fueron los que finalmente se buscaron dentro de la tabla del artículo 383 del ET para obtener la respectiva retención en la fuente.

Por tanto, lo mismo se debe efectuar con los certificados de retención por conceptos diferentes a pagos laborales.

Además, solo si en los certificados de retención se informa el total de los pagos o abonos en cuenta realizados al tercero, será de utilidad para los terceros que no llevan contabilidad, pues les ayudará a tener claridad sobre los verdaderos ingresos que obtuvieron durante el año (de los cuales solo llevarán a su declaración de renta aquellos que les hayan alcanzado a pagar efectivamente; ver el artículo 27 del ET).

Fuente: Actualicese.com